Spørgsmål
Må man, som en del af ESPD’en, stille krav om miljøledelse hos producenten - dvs. hos forhandlerens underleverandør? Hvis ja, hvordan stilles kravet?
Svar
Ja, det må man gerne, og I kan sagtens sikre, at kravet er rettet mod der hvor produktet bliver produceret – det skal blot fremgå af jeres udbudsmateriale.
Når I skal udvælge de relevante felter at medtage i ESPD'et, så kan du i vælge at medtage de to steder i del IV: Udvælgelseskriterier.
Dels under afsnit C: Teknisk og faglig formåen, hvor du medtager "Miljøledelsesforanstaltninger". I så fald kan I sætte krav om, at ansøger/tilbudsgiver skal angive de miljøstyringsforanstaltninger, som anvendes ved udførelsen af kontrakten. I beskriver i den forbindelse i udbudsmaterialet, at der stilles krav om, at det er de konkrete foranstaltninger ved selve produceringen, som skal beskrives, ligesom I kan stille mindstekrav hertil. Det afgørende er, at I får beskrevet hvilke krav der stilles.
Tilsvarende kan I i afsnit D: Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder stille krav om, at ansøger/tilbudsgiver fremlægger certifikat som bekræfter, at de opfylder bestemte miljøledelsessystemer eller miljøledelsesstandarder.
I jeres udbudsmateriale/udbudsbekendtgørelsen beskriver I, hvilket system/hvilken standard, der skal opfyldes – og i den forbindelse stiller I krav om, at det skal være selve produktionsområdet, som overholder kravet. Det vil fremgå af selve certifikatet hvilken enhed der er certificeret.
Vælger I at stille krav til et bestemt system eller standard, skal I dog være opmærksomme på, at I skal acceptere tilsvarende certifikater, ligesom hvis jeres tilbudsfrist er så kort, at man ikke har mulighed for at få det krævede certifikat eller et tilsvarende, skal I også acceptere anden passende dokumentation. Derfor skal jeres tidsplan taget højde for, at der skal være tid til at I skal gennemgå anden dokumentation, hvis I vælger at stille krav til en bestemt standard eller system.
Hvad enten I vælger at stille kravet i afsnit C eller afsnit D er det afgørende dog, at I får skrevet i udbudsmaterialet, at kravet retter sig mod den konkrete produktion, således at I sikrer jeg, at hvis det er forhandlere der byder ind, så vedlægger de også ESPD fra deres producent. Dette er fuldt lovligt.
Spørgsmål
Hvordan håndterer man totalomkostningsparametre, hvor der ikke findes en alment anvendt standard for, hvorledes den opgøres?
Svar
Der er flere måder at håndtere denne problematik på og svaret afhænger af, hvilke behov hos udbyderen TCO værktøjet skal dække. Generelt gælder dog følgende råd: Hvis omkostningsparameteren ikke forventes at være signifikant i den samlede TCO beregning for produktgruppen bør man overveje at udelade den, idet man bør stræbe efter at have et simpelt værktøj, som der ikke kan sås tvivl om. Har man en god idé om den typiske størrelsesorden for parameteren, kan man lave en prøveberegning med det formål, at vurdere signifikansen. Det er også en mulighed, at medtage omkostningen på anden vis, f.eks. via minimumskrav. Er der tale om en signifikant parameter for produktgruppen, og er det desuden muligt at udpege en relevant standard, som en større del af leverandørerne opgør deres produkt efter, så kan udbyderen overveje forskellige tiltag for at promovere denne standard. Formålet hermed er fremadrettet at blive i stand til objektivt at medtage omkostningsparameteren. Hvis udbyderen medtager standarden i TCO-værktøjet sender de dermed et signal til leverandører om, at de gerne vil have oplyst omkostningen på baggrund af den pågældende standard. På samme vis kan udbyderen vælge at gå i dialog med andre indkøbere af samme produktgruppe om at efterspørge produkter, der er målt efter denne standard.
Spørgsmål
Må man stille krav om miljømærker i udbud?
Svar
Ja, der kan stilles krav om et bestemt miljømærke såfremt mærket opfylder følgende krav:
- mærkekravene vedrører kun krav, der er forbundet med kontraktens genstand, og er egnede til at definereegenskaberne ved genstanden for kontrakten,
- mærkekravene er fastsat på grundlag af objektivt verificerbare og ikkediskriminerende kriterier,
- mærkerne er udviklet på grundlag af en åben og gennemsigtig procedure, i hvilken alle relevante interessenter, herunder statslige institutioner, forbrugere, arbejdsmarkedets parter, fabrikanter, forhandlere og ikkestatslige organisationer, kan deltage,
- mærkerne er tilgængelige for alle potentielle tilbudsgivere, og
- mærkekravene er fastsat af en tredjemand, som den økonomiske aktør, der ansøger om mærket, ikke udøver en afgørende indflydelse på.
Kræves et bestemt mærke, skal alle mærker, der opfylder tilsvarende mærkekrav accepteres.
Anden passende dokumentation skal derudover accepteres hvis
- en tilbudsgiver ikke har mulighed for at få det krævede mærke eller et tilsvarende mærke inden for den gældende frist af årsager, der ikke kan tilskrives den pågældende, eller
- en tilbudsgiver ikke har det krævede mærke, selv om det har været muligt at opnå det inden for den gældende frist, og ordregiveren kan konstatere, at mærkekravene er opfyldt, uden at de ressourcer, som ordregiveren skal bruge på dette, efter en konkret vurdering i uhensigtsmæssigt omfang overstiger de ressourcer, som ordregiveren ville skulle bruge på at konstatere, at tilbudsgiveren er i besiddelse af det krævede mærke.