Allerød Kommune
Allerød Kommune vedtog i 2016 en kontraktstyringsstrategi, som udgør rammerne for en mere ensartet styring og opfølgning på kontrakter og leverandører i kommunen. Strategien gælder som udgangspunkt for alle kontrakter i kommunen med eksterne leverandører og skal sikre, at leverandører og produkter overholder de stillede krav – herunder miljøkrav. Dette både af hensyn til miljøet men også af hensyn til de øvrige tilbudsgivere, som har en forventning om en fair konkurrence, som indbefatter, at kommunen generelt holder øje med, at leverandører overholder de stillede krav.
Rejseholdets rådgivning har derfor haft fokus på at udvikle en inspirationsliste med forslag til miljø- og energikrav, som kommunen kan stille i fremtidige udbud, og som det er realistisk og muligt at følge op på; fx ved at der stilles krav om miljø- og energimærker. Derudover er der udviklet en række gode råd til arbejdet med grønne indkøb samt forslag til miljømæssige kontraktvilkår, som kan skrives ind i leverandørkontrakterne.
Værktøjet er tilgængeligt på kommunes intranet og opdateres løbende. Du finder det også her.
Frederiksberg Kommune
Frederiksberg Kommune har ambitiøse klimamål og har bl.a. indgået en aftale med Danmarks Naturfredningsforening om at reducere sit CO2 udslip. Kommunen er således interesseret i, at de i deres indkøb og udbud støtter op om klimamålet.
Kommunen udpegede udendørsbelysning, som det område de ønskede rådgivning indenfor i forbindelse med deltagelse i Rejseholdet. Indkøb af armaturer til vejbelysning rummer vigtige totaløkonomiske aspekter både i forhold til ressourcetræk, energiforbrug, levetid m.m. Indkøb af produkter og systemer på området kræver dermed systematiske overvejelser om disse forhold.
I rejseholdsprojektet har Vej-, Park- og Miljøafdelingen og Indkøbsafdelingen modtaget rådgivning om, hvorledes TCO-overvejelser er relevante for udendørsbelysning. Rådgivningen har bl.a. baseret sig på eksisterende værktøjer for TCO på udendørsbelysning kombineret med en gennemgang af kommunens krav og indkøbsbehov indenfor udendørs belysning.
Status for kommunens indkøb på området er, at der allerede er foretaget væsentlige rentable udskiftninger til LED armaturer, og at der ved den løbende udskiftning altid skiftes til LED. Kommunen benytter desuden styringssystem til vejbelysningen.
På baggrund af input og drøftelser i Rejseholdet er kommunen nået frem til den konklusion, at der på nuværende tidspunkt ikke er ræson i at anvende det udviklede TCO-værktøj. Den primære årsag hertil er eksplicitte design- og energibesparende krav på området, der betyder, at antallet af alternative leverandører er begrænset.
Det skal bemærkes, at Frederiksberg Kommunes designmæssige krav til udendørs belysning adskiller sig fra de fleste andre danske kommuner, hvorfor potentialet for at benytte et TCO-værktøj i andre kommuner ikke forventes at være begrænset af de samme forhold, som de er i Frederiksberg Kommune.
Hvidovre Kommune
Kommunalbestyrelsen i Hvidovre Kommune vedtog i efteråret 2016 en ny indkøbspolitik med fokus på miljø- og klimahensyn samt økologiske fødevarer og cirkulære indkøb. Indkøbsafdelingen – TeamIndkøb – er sammen med institutioner, plejecentre, skoler m.fl. i fuld gang med at implementere denne politik i hele organisationen.
Rejseholdets rådgivning i Hvidovre Kommune havde fokus på de udbudsretslige muligheder, der er for at inddrage miljøhensyn efter reglerne i udbudsloven samt på de værktøjer og vejledninger, der findes til grønne indkøb – herunder det økologiske spisemærke, miljømærkninger og totalomkostninger (TCO).
Rådgivning foregik telefonisk samt på en række interne workshops med følgende emner:
- Miljøhensyn i udbud med forhandling og dynamiske indkøbssystemer. Inddragelse af miljø- og energihensyn i gennemførelse af udbud med forhandling og i udbud af dynamiske indkøbssystemer
- Mærkningsordninger og TCO-værktøjer. Der var særligt fokus på de mærker og værktøjer, som er relevante i køkkener – herunder Det Økologiske Spisemærke (guld- og sølv- og bronzemærket for spisesteder; fx kantiner), miljømærker for rengøringsmidler samt energimærker og TCO-værktøjer for hårde hvidevarer.
Deltagerne på disse workshops var både institutionsledere, køkkenledere, køkkenmedarbejdere med indkøbsansvar og rengøringsledere. På workshoppen om mærkningsordninger deltog desuden medarbejdere fra Teknik og Miljø.
Københavns Kommune
Københavns Kommune har gennem en årrække arbejdet ambitiøst med grønne indkøb og TCO på tværs af en bred vifte af produktgrupper. I rejseholdsprojektet ønskede kommunen hjælp til, hvordan de kan gribe en af de mere komplekse indkøbskategorier an, således at de også her har mulighed for at indtænke totaløkonomiske overvejelser. Valget faldt på ikke-vejkørende køretøjer med udgangspunkt i fejemaskiner.
Rådgivningsforløbet blev indledt med en workshop, hvor kommunens anvendelse af fejemaskiner blev gennemgået. De forhold, der er betydende for totaløkonomien, blev udpeget og kommunens muligheder for at påvirke disse blev drøftet. Ud over rejseholdets TCO-rådgiver deltog flere folk fra kommunen med hver deres kompetencer og indsigter indenfor fejemaskiner, indkøb, drift, økonomi og miljø. Intentionen med indledningsvist at samle flere kompetencer var at undgå, at optimeringer på et område medfører meromkostninger på et andet, idet totaløkonomien på fejemaskiner afhænger af en lang række forskelligartede parametre, der ikke alle lader sig kvantificere på en standardiseret måde.
Efter den indledende workshop udarbejdede rejseholdets TCO-rådgiver en liste over de relevante TCO-parametre og forslag til, hvorledes disse med fordel kunne medtages i et TCO-beregningsværktøj tilpasset til Københavns Kommunes ønsker. Denne analyse blev gennemgået og diskuteret på endnu en workshop, hvor kommunen havde mulighed for at tage stilling til de foreslåede løsningsmuligheder til håndtering af de mere komplekse parametre. Et eksempel på dette er lønudgiften ved tømning og rengøring af maskinerne, som afhænger af, hvor lang tid dette tager for den enkelte maskine. Her er der stor forskel samtidig med, at der ikke findes en bestemt standard for, hvordan tidsforbruget skal opgøres.
Slutresultatet af Rejseholdets rådgivning er en første udgave af et TCO-værktøj på fejemaskiner. Værktøjet er som nævnt tilpasset Kbh. Kommunes tilgang til TCO og indkøb, men kan potentielt også anvendes i andre kommuner. Samtidig er værktøjet forberedt til at kunne udvides til at omfatte ikke-vejkørende køretøjer mere generelt. Det skal nævnes, at dette værktøj, ulig mange andre TCO værktøjer, ikke er et helt simpelt værktøj, som enhver indkøber kan anvende uden assistance. Derimod kræves der en vis generel indsigt i kategorien fejemaskiner forud for anvendelsen.
Selve værktøjet, inklusiv en nærmere beskrivelse af formålet og en brugervejledning, kan downloades her.
Lejre Kommune
Lejre Kommune vedtog i 2016 en ny udbuds- og indkøbspolitik med fokus på bæredygtighed og samfundsansvar og på at gøre op med forbrug og smid væk-tankegangen gennem samarbejde og partnerskaber. Udbuds- og indkøbspolitikken omhandler både køb af varer, tjenesteydelser og bygge-/anlægsopgaver.
I rejseholdsprojektet fik Lejre Kommune rådgivning vedrørende indkøb af bygge- og anlægsopgaver. Og der blev udviklet en guide om miljøhensyn i bygge- og anlægsprojekter, som skal bruges ved fremtidige større udbud af rådgivningsopgaver i kommunen. Guiden gennemgår, hvordan man kan tænke miljø og bæredygtighed ind i alle faser af et bygge- og anlægsprojekt. Det er tanken, at der med denne guide bliver skabt en kobling mellem udbuds- og indkøbspolitikkens principper og det praktiske arbejde med bygge-/anlægsprojekter. Det er formålet, at give den enkelte projektleder værktøjerne til at tænke miljø og bæredygtighed ind i Lejre Kommunes større byggeprojekter.
Derudover fik Lejre Kommune rådgivning om mulighederne for at bruge standarder i indkøb og udbud og om hvordan standarder kan bidrage til at sikre miljø og kvalitet i udbud – samt hvad det indebærer for leverandører at skulle overholde bestemte standarder. Guiden er nu klar til politisk behandling.
Region Hovedstaden
Indgåelse af aftaler og kontrakter for indkøb af varer, tjenesteydelser og anskaffelser for alle hospitaler og institutioner i Region Hovedstaden varetages af Indkøb i Center for Økonomi. Aftalerne kan være tværgående eller relatere sig til en enkelt virksomhed eller afdeling. Ved køb af medicoteknisk udstyr har Indkøbsafdelingen siden 2007 arbejdet målrettet med brugen af TCO.
Indkøbsafdelingen har i rejseholdsprojektet fået rådgivning om, hvorledes energiforbrug kan medtages i regionens løbende udvikling af TCO metodikken indenfor medicoteknisk udstyr og sammenholdt den med eksisterende praksis.
Rådgivningsforløbet er gennemført med udgangspunkt i MR scannere. Indkøbsafdelingen har fået generel rådgivning om, hvordan de kan inddrage omkostninger til energiforbrug i udbud og tilbudsevaluering af MR scannerne. I rådgivningen er det blevet analyseret, hvor vigtigt energiforbruget er og hvordan udarbejdelsen af en egentlig TCO model på området bedst gribes an ud fra regionens ønske om en simpel og brugervenlig tilgang. Rådgivningen har således omfattet følgende punkter:
- Et antal forskellige produktkategorier er blevet gennemgået med henblik på at identificere yderligere potentiale til den TCO model, som regionen har benyttet gennem en længere årrække ved indkøb af medicoteknisk udstyr. På den baggrund er MR scannere udvalgt.
- Ved en screening er potentialet for besparelser på de løbende udgifter til energiforbrug for drift af MR scannere blevet afdækket.
- Energiforbruget for MR scannere er herefter sat i relation til de vigtigste aspekter for totaløkonomien, herunder indkøbspriser, og der er ydet rådgivning om aspekter, der bør afdækkes yderligere, herunder opfølgende måling på energiforbruget.
Resultaterne viser et mindre potentiale for besparelser på energiforbruget i driften af MR scannere og at arbejdet med at indfri potentialet med fordel kan tilrettelægges på en simpel og brugervenlig facon. Regionens hidtidige TCO praksis har været udmærket, men kan i kombination med resultaterne formentlig bidrage yderligere til fokus på totalomkostningerne ved indkøb af MR-scannere. Regionen har fået en god opstart på det videre arbejde med at inddrage energiforbrug i deres TCO-metodik og overvejer nu egentlig implementering heraf.
Ringsted Kommune
Ringsted Kommune gik med i rejseholdsprojektet ud fra et ønske om at arbejde mere struktureret med at omsætte de overordnede politiske ønsker om grønne indkøb til praksis. En væsentlig del af rådgivningen handlede derfor om organisering af arbejdet og om at etablere samarbejde mellem Indkøbsteamet og Teknik- og Miljøcentret, så de fremadrettet kan arbejde sammen og hjælpe hinanden med at sikre miljøhensyn i kommunens indkøb og udbud.
Som led i rådgivningen blev der fastlagt rutiner for arbejdet med grønne indkøb. Rutiner såvel som organiseringen af arbejdet er ved at blive skrevet ind i kommunes indkøbshåndbog. Vigtigheden af fokus på miljøkrav ved indkøb er ligeledes blevet øget.
Der blev også afholdt en intern workshop, hvor kommunens miljø- og indkøbsansvarlige fik indsigt i værktøjer og metoder til grønne indkøb. Og rejseholdet gav input og forslag til miljø- og klimahensyn og kontraktvilkår i fire aktuelle udbud: hotel og konference, husholdningshvidevarer til brug for institutioner m.v. samt bleer og kørsel.
Rudersdal Kommune
Det grønne element fylder mere og mere i indkøb og udbud i Rudersdal Kommune, og der er et øget politisk fokus på området. Kommunen gik derfor med i rejseholdet for at sikre, at miljøhensyn bliver en mere fast forankret del af arbejdsrutinerne og udbudsprocesserne og for at få klarhed over, hvordan udbudsformen ”udbud med forhandling” kan bruges i arbejdet med grønne indkøb.
Rejseholdets rådgivning bestod i afholdelse af tre workshops samt udvikling af en drejebog for miljø- og klimahensyn i kommunens udbud.
Deltagerne på de tre workshops var medarbejdere fra Socialområdet (handicap institutioner), Ældreområdet (hjælpemidler, hjemmepleje og plejecentre), Kulturområdet (bredt og på sportsområdet), Skole- og Familieområdet (skoler og tandpleje), Børneområdet, Teknik og Miljøområdet (Drift, Ejendomme, Parker, Miljøpolitik mv.), IT og Indkøbsafdelingen. Deltagerne dækkede således bredt Rudersdal Kommunes indkøb.
Emnerne for de tre workshops var:
- Udbud med forhandling: Undervisningen handlede generelt om forberedelse af forhandlingsforløb i forbindelse med indkøb, hvor der kan sætte miljøkrav, men også om de mere udbudsretlige spidsfindigheder.
- Miljøkrav: Undervisningen omfattede metoder og værktøjer til grønne indkøb og gennemgang af relevante cases samt hands-on afprøvning af værktøjer i relation til konkrete indkøbscases.
- Miljøkrav og paradigme for grønne indkøb i Rudersdal kommune: Drejebogen for miljø- og klimahensyn i Rudersdal kommunens udbud blev gennemgået og afprøvet i gruppedrøftelser om aktuelle udbud.
På baggrund af de drøftelser og input, der kom på den tredje workshop, blev drejebogen rettet til og udarbejdet i en endelig udgave. Drejebogen består af en række værktøjer:
- Beslutningstræ vedr. miljøhensyn i udbud
- Notat om brug af miljømærker ved tildeling af kontrakter
- Liste med argumenter for at tage miljøhensyn
- Håndbog for udbud og indkøb med miljøtillæg
- Dosmerseddel til brug for inddragelse af miljø- og klimahensyn
- Kategorisering af indkøbsområder ud fra miljømærkerne Svanen og Blomsten
Drejebogen er tilgængelig for alle kommunens medarbejdere på kommunens intranet. Du finder den også her.