De fire faser er:
- Opstartsworkshop om grønne indkøb (fælles med de øvrige deltagere)
- Opstartsmøde hvor de konkrete rådgivningsaktiviteter aftales (finder sted hos jer)
- Gennemførelse af konkret rådgivning og aktiviteter
- Afsluttende workshop og erfaringsudveksling (fælles med de øvrige deltagere)
For at sikre ledelsesmæssig opbakning til indsatsen omkring grønne indkøb, skal indkøbschefen, som minimum, deltage i opstartsmødet (projektets fase 2), hvor de konkrete rådgivningsaktiviteter aftales.
Udover deltagelse i de nævnte faser, så vil der løbende i rådgivningsforløbet blive opsamlet gode eksempler på grønne indkøb hos de deltagende organisationer, som kan anvendes i kommunikationen om rejseholdet og fungere som inspiration til andre.
Herunder kan du læse mere uddybende om, hvad der skal ske i de enkelte faser og om kommunikation af projektet:
Fase 1: Opstartsworkshops om grønne indkøb (heldagsworkshop)
Der holdes en heldags-opstartsworkshop for Jylland/Fyn d. 29. februar 2016 hos Force Technology i Vejen.
Der holdes en tilsvarende heldags-opstartsworkshop for Sjælland/Bornholm i oktober 2016. Denne workshop holdes hos Dansk Standard i København. Den præcise dato følger.
På workshoppen får I overblik over værktøjer, initiativer og aktører inden for grønne indkøb og mulighederne for at tage miljøhensyn efter reglerne i den nye udbudslov samt øvelser, hands-on på værktøjer samt tid til videndeling.
Fase 2 – Opstartsmøde hvor de konkrete rådgivningsaktiviteter aftales
Der holdes et opstartsmøde hos hver af deltagende organisationer. Formålet med mødet er at aftale, hvilke konkrete rådgivningsaktiviteter, der skal gennemføres i rejseholdsprojektet. Dansk Standard forbereder det faglige indhold for opstartsmøderne. Den enkelte organisation forventes at stå for det praktiske i forbindelse med mødet; herunder udsende mødeindkaldelse til relevante deltagere, booke mødelokale sørge for forplejning, mv.
På mødet gennemgår vi jeres indkøbspolitik og arbejdsgange med henblik på at identificere konkrete områder, hvor rejseholdet kan bidrage til at gøre indkøbene grønnere samt klæde jer på til at fastholde fokus og blive så selvkørende som muligt i forhold til grønne indkøb.
Dansk Standard sikrer, at idéer og beslutninger om aktiviteter hos den enkelte myndighed samles og noteres, samt at det ved mødets afslutning besluttes, hvilke konkrete aktiviteter der skal gennemføres. Dansk Standard udarbejder og sender den færdige aktivitetsplan og udkast til samarbejdsaftale til den enkelte organisations kommentering og godkendelse. I samarbejdsaftalen defineres den deltagende organisations rolle og opgaver samt rejseholdets indsats.
Fase 3 - Gennemførelse af konkret rådgivning og aktiviteter
De konkrete aktiviteter igangsættes, så snart der foreligger en godkendt aktivitetsplan og samarbejdsaftale.
Rådgivningen gennemføres af eksperter fra Dansk Standard, Force Technology og Bird & Bird, der driver processen, og sikrer, at de aftalte aktiviteter gennemføres hos den enkelte organisation. Relevante medarbejdere og ledelsesniveauer inddrages i arbejdet.
I finder mere information om rådgivningen her.
Fase 4 – Afsluttende workshop og erfaringsudveksling
Som afslutning på rejseholdsprojektet holdes en heldagsworkshop med fokus på erfaringsudveksling om grønne indkøb og de aktiviteter, der er gennemført i projektet. Den ene afholdes i Jylland umiddelbart efter afslutning på første runde af rejseholdet og den anden holdes på Sjælland umiddelbart efter afslutning af anden runde af rejseholdet. Alle organisationer, der har været med i projektet, skal deltage i den afsluttende workshop. Som en del af den afsluttende workshop vil deltagerne blive bedt om at evaluere deres udbytte af rejseholdets aktiviteter.
Kommunikation
Det er en vigtig del af projektet at formidle de gode eksempler og aktiviteter, som gennemføres. Derfor vil der fortløbende blive kommunikeret om dette. Kommunikationen vil bl.a. være i form af:
Nyheder om projektet og om de aktiviteter, der udføres i projektet.
Case-historier om de konkrete aktiviteter og tiltag for grønne indkøb, der gennemføres i projektet.
Interview med projektets deltagere om deres konkrete engagement og aktiviteter i projektet.
Deltagere i rejseholdsprojektet forventes at bidrage med input til kommunikationen, fx ved at deltage i interviews og andre kommunikationsaktiviteter.